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2023年10月11日 星期三

【時間管理】花一點時間換來更多時間

花一點時間換來更多時間

大叔正職主要是IT Support,每天都需要檢查系統和服務是否運作正常,包括伺服器狀況、服務儲存還有多少空間、Schedule Job是否正常完成。雖然每樣檢查都不需花很多時間(3-5分鐘),但每天都要檢查,加起來都佔用了不少時間。

例如前陣子每天都要登入4個OneDrive戶口檢查還有多少空間,以便決定是否需要清除舊有檔案,每次檢查大約用了10-15分鐘。久而久之,大叔覺得需要寫個程式去自動檢查戶口空間剩除狀況,當有問題時就自動發出電郵提示。雖然用了大約2-3天寫好個程式,但換來的就是省回每天檢查的時間和精神,就算沒有上班的日子仍然會自動運作

有些事每天都需要做,而佔用的時間雖然不多,但可以想一想怎樣自動化整個工序,讓自己輕省些。

2023年9月15日 星期五

【時間管理】好好地開始新的一天

a father is making coffee in the kitchen

儘管前一天過得怎樣,今天都是新的,確實要好好地開始。
大叔會透過既定的儀式來開始新的一天。

當起床時如果BB👶需要換片就會先換,然後大叔就自己再去梳洗。梳先完後大叔會先走到廚房收拾已乾好的碗筷,然後煲水準備沖咖啡☕。在煲水期間大叔會整理風乾中的衣服👕,把已乾好的收起,之後就回到廚房沖咖啡和準備簡單早餐(通常是餅乾或麵包🍞,間唔中會有罐頭吞拿魚🐟)。當把早餐放到枱上時,大叔就會有一種莫名實在的感覺,而心態上都準備開始整天的工作💪。

大叔會花少少時間列出當天要做的事情,令自己在工作以外時,仍知道需要好好運用時間,有效地完成計劃了的事情。但大叔亦不會排得密密麻麻,以便有空間能夠彈性地處理突發出現的事情🙌。

無論用什麼方法或儀式去開始新的一天,都期望可以踏實地走過🚶‍♂️;遇到什麼挑戰或困難,都能夠積極面對。透過既定的儀式、合理安排的行程以及彈性處理突發的事情,嘗試更好地掌握每一天的節奏🎵,好好地去過生活。

2023年8月23日 星期三

【時間管理】放過自己耍廢一下

a coffee is on the table in a cafe

時間管理確實可以幫助我們更有效率地利用每一分每一秒⏳,將心中想做的實踐出來。但有時我們因為過於追求效率,而不自覺將時間表排得太密密麻麻🥴。在狀態好時當然覺得沒有問題,但當疲累時卻可能會產生反效果,甚至質疑自己的初衷,為做而做,沒有動力再走下去😩。

我們並不是機械人🤖,是會疲累的或心情有不好的時候。當我們感到身心疲累時,應該要放過自己,給自己一些喘息和休息的時間(其實可以將Chill Time放入時間表中)。暫時放下整個進度表,來一個小小的休息,例如喝杯熱咖啡☕、聽音樂🎵、看手機📱,或者只是無所事事地耍廢一段時間。

當休息耍廢後,感覺整個人慢慢重新得力💪和拾回初衷🎯,有力繼續去實踐心中想做的😎。

2023年8月16日 星期三

【時間管理】習慣堆疊

ltn style, a man is training on the treadmill in the gym room, highly detailed, cute big circular reflective eyes, Pixar render, unreal engine cinematic smooth, intricate detail

大叔較早前看「原子習慣」這本書📗時,書中提到用「習慣堆疊」來建立新的習慣。

習慣堆疊(Habit stacking)是一種行為心理學的概念,指的是在已有的習慣之上,添加➕新的習慣或行為。這種方法利用現有習慣的自動性,將新的行為與已有的行為聯繫🔗在一起,以提高新習慣的執行力和成功率🥇。

以下是大叔習慣堆疊的例子:

大叔早上起床刷完牙🦷後,就會走到廚房收拾前一晚洗好的碗筷🍽,之後就會走到細房整理前一晚洗完並晾起的衣服👕,最後就再到廚房煲水沖咖啡☕。這些事情形成了以下流程:

  1. 刷牙🦷(已有習慣)
  2. 收拾廚房碗筷🍽(新習慣)
  3. 整埋晾起的衣服👕(新習慣)
  4. 煲水沖咖啡☕(新習慣)

所以每當大叔刷牙後,就會自動走到廚房收拾碗筷和之後的新習慣,這種方法在執行時比較容易克服拖延和遺忘的問題。

習慣堆疊的關鍵🗝是要確保新的習慣和已有的習慣之間有一個明確的聯繫(大叔的例子是時間上的聯繫,在早上刷牙後觸發的一連串新習慣)。當執行已有的習慣時,自然會觸發新的習慣,不但可以幫助建立好的習慣,並且會提高生產力和自律的能力。

2023年8月9日 星期三

【時間管理】排山倒海的待辦事項

to do list with many tasks

在人生每個階段裏,我們有不同的任務要完成⚒,無論是工作、學習、家庭還是個人目標和理想,每天都有很多待辦事項如排山倒海般湧入我們的生活中😲。

這些待辦事項可以是關於我們的目標🎯,例如練習樂器🎸、寫Blog出Post;亦可以是生活事情,例如買廁紙🧻、買米🌾。所以當有新的待辦事項時,我們應該即時記下來(無論紙筆✏或手機📱),因為如不記下來很有可能會因其他事情發生而忘記了。大叔每天都會把這些待辦事項整理到Notion裏面,約略地排出輕重緩急,以便放入日程表📘中。

這些待辦事項分別會有定期性和一次性的。定期性的待辦事項是那些需要每天、每週或每月重複進行,比如食補充劑💊、清理吸塵機、轉錢入信用卡戶口找數等等。而一次性的待辦事項則是那些只需要完成一次的,比如回覆電子郵件、買廁紙、參加講座等等。

當我們把待辦事項放入每天行程中,就要每天按照計劃去實行,但同時也要給自己一些彈性,不要時常勉強自己。因為生活中總會有一些意外情況和突發事件,這時候需要調整計劃去適應新的情況。保持彈性可以減輕無形的壓力,有力地應對待辦事項💪。

大叔覺得如能將以上方法成為一個習慣,融入日常生活中,就會變得更加理所當然地進行。每天用些時間處理和回顧待辦事項清單,調整計劃,按著輕重緩急一個一個地完成,享受完成任務帶來的滿足感😎。

2023年8月5日 星期六

【時間管理】不要凡事說「好」

a man is working alone at his seat in a small room with do not disturb door sign

生活總離不開和其他人有互動,而大部分人都希望在朋友或同事眼中是一個樂於助人的人🕺,不想「托手踭」。但原來過度地對他人說「好」,卻可能會對自己帶來負面的影響😓。所以在工作和生活中,我們需要學會拒絕、取捨🙅‍♂️,在幫助的事情上學習取得平衡⚖。

當我們一味地答應他人的請求時,往往會打亂自己的工作按排😵。例如在專心工作時,同事打電話來要求幫手,我們就不分輕重就先處理同事的問題,結果回到自己的工作桌時需要重新再投入(尤其進入心流狀態時🌊)。如果過度承擔他人的責任,將他人的問題置於自己的事務之上時,就會很容易失去自己的專注力和效率,無法完成自己的工作。慢慢會影響到工作品質,甚至可能錯失重要的機會😱。

如果我們一直為他人解決問題,那我們就像一個永遠困在迷宮裡的冒險者,無法找到前進的道路⏩。成功和成長需要面對挑戰,而不是一味地滿足他人的需求。我們應該在幫助他人和發展自己之間找到一個平衡點,確保自己有足夠的時間和精力投入到自己的成長和發展中。

另外,過度幫助他人也容易讓他人產生依賴。當我們習慣性地隨傳隨到、無條件地滿足他人的需求時,他人往往會對我們產生依賴心理,視我們為可隨時倚賴的人。所以我們需要學會在幫助他人和保護自己之間建立一個明確的界線🚦,讓他人明白我們也有自己的需要和範圍。

有能力幫助別人是一件美事,但亦需要保護自己的時間、專注力和成長機會,並且建立健康的互助關係,而不是單方面地滿足他人的需求。

2023年7月28日 星期五

【時間管理】下班鐘聲響起,安排你的自由時間

a worker walking on the street, he is holding back a guitar bag

當下班鐘聲響起⏰,工作結束,有沒有想過如何安排自己的自由時間呢🤔?
在讀書階段,課當時間、測驗考試事間、課外活動時間,所有事情都已經被安排好,只要按住時間表就可以得到被灌輸的知識。畢業後到了職場,上司也會擬定好工作的進度和死線,望著死線不停努力。但是,工作以外的時間,卻沒有人會理會和關心,只有自己才會緊張。所以,這些時間更加需要好好計劃,否則很容易不知不覺渡過了。

每個人都應有自己的理想,例如學習新的技能或語言、做運動、經營IG等等。這些理想可能因為工作和其他事情而一再被拖延,但是在自由時間中,你可以開始實現它們。好好計劃你的自由時間,讓自己的理想逐漸變成現實,大叔也努力中💪。

例如,如果你希望學習一門新的語言👄,你可以在自由時間中找到一些合適的課程或學習材料,並將學習時間安排到你的自由時間表中。如果你想開始健身計劃🏋️‍♀️🏋️‍♂️,你可以在自由時間中去健身室或者參加一些健身課程。

同時,在計劃自由時間時,也要留出一些時間來放鬆和休息☕。這樣可以幫助保持身心健康,提高工作效率和生活品質。

要好好計劃你的自由時間,讓自己的生活更加充實和有意義。
把握你的自由時間,開始實現自己的理想🎯。

2023年7月23日 星期日

【時間管理】善用碎片時間

a smart man is sitting and reading a book in a train

現今世代,每個人都是超級忙碌😩,但卻總會有很多碎片時間⏳,例如上下班乘車的時間🚅、排隊等待的時間、等人的時間等等。這些看似微不足道的時間,如果善加利用,可能會為我們帶來意想不到獲。

大叔覺得利用碎片時間學習是一個幾好的選擇。現在有很多學習平台可以讓我們隨時隨地學習🧐,例如網上課程、聽書、看新聞等等。只要您有一部手機或平板電腦,就可以在等待的時間中學習新識,提高自己的內涵和能力。大叔之前就是把走路和乘車的時間,用Podcast聽別人的分享,而當中理財題目較多。

除了學習,利用碎片時間做運動🏃‍♂️也是一個很好的選擇。很多人都沒有時間做運動,結果身體狀況越來越差😟。其無論是在家、辦公室、或是公共場所,都可以進行一些簡單的運動,例如伸展運動、快走、跑樓梯等等。這些簡單的運動可以讓我們保持良好的身體狀態💃,減輕壓力,提高工作效率work和生活品質。

最後,每個人都同樣有2️⃣4️⃣小時,關鍵在於如何去運用。如果我們善用碎片時間,每天一點一點地累積,不自覺地就提升了效率和生活品質😄。因此,讓我們學會利用碎片時間,讓每一分每一秒都變得更有意義!

2023年7月14日 星期五

【時間管理】重要但不緊急的事

a man is learning guitar in a classroom

重要又緊急的事自然會做
不重要但緊急的事天天都做著
不重要又不緊急的事做和不做也沒有什麼影響
🧐重要但不緊急的事可能永遠都沒有開始

重要但不緊急的事通常是我們很容易忽略的事情。這些事情可能不會影響我們的日常運轉,但它們卻是經常出現在我們每年定的目標🎯、或心中不停想著的事🧠。例如,學習新技能👩‍💻、開始跑步🏃‍♂️、建立專題IG。這些事不會被人追趕,沒有死線,而且大部分都是短時間內未必會有成效,但它們在未來卻會產生重大的影響,例如跑步讓身體好起來💪,學習新技能該自己多點選擇🛠。

為了掌握這些重要但不緊急的事情,我們需要學會如何有效地管理時間⌚和優先順序1️⃣2️⃣3️⃣。首先,我們需要確定這些事情的優先順序,並將它們納入我們的日程安排。這可以通過使用日程表🗓、待辦事項清單📃或其他時間管理工具🛠來實現,而大叔就用Notion去管理(是一個強大的個人/團隊的管理工具,極力推薦)。其次,我們需要學會如何在日常生活中將這些事情融入其中。例如,早起半小時準備一篇IG的大綱/內容/照片、在乘車🚌時間學習新技能、在午休時間🕛進行網上學習、在等待餐廳🍽入座時看書。

儘管這些重要但不緊急的事情可能需要長時間的努力和耐心,但它們會幫助我們實現長期的目標🎯,並帶來更多的成就感和滿足感😎。如果這些事能轉換成收入,更加可能變成多元收入🤑。

重要但不緊急的事情對我們的生活和職業生涯是十分重要的。通過有效地管理時間和優先順序,我們可以將這些事情納入我們的日常生活中,實現長期目標並提高個人成就感。

2023年7月7日 星期五

【時間管理】不要想太久,開始吧!

一位男士坐在坐椅上沉思中

在工作上,「凡事都有準備」當然是一種良好的工作態度,但要準備到什麼程度才足夠呢🤔?當遇到較困難的工作時,有些人因為想要做到完美,便會花費很長時間來準備🥴,卻始終未能開始實際工作。有時候甚至會去做其他不相關的工作逃避,變得拖延,到最後只能匆忙完成工作,未能真正做到全面準備。就算已準備十足,在進行中同樣會遇到突然出現的問題,需要不斷調整工作的細節。

所以大叔會先確定一個大方向🎯,然後將複雜的工作分成不同階段和截止期限📅,從第一階段開始讓自己慢慢進入狀態,遇到問題時就逐步調整。當感到壓力太大時,先處理一些簡單的事情,逐漸建立信心和釋放一定的壓力😁,按著截止期限一步步去完成。

要等到「準備十足」才開始,到頭來反而阻礙整個進度,得不償失。